Het lokaal bestuur Sint-Truiden wil jubilerende verenigingen bedanken voor hun inzet voor het verenigingsleven. Daarom biedt het lokaal bestuur, onder bepaalde voorwaarden, een receptie aan in de stadshallen, Grote Markt Sint-Truiden.
2. Voor wie
Deze afsprakennota is van toepassing op erkende Sint-Truidense verenigingen die een jubileum vieren. Het gaat om volgende jubilea:
- 25 jaar
- 50 jaar
- 75 jaar
- 100 jaar en vervolgens elke 25 jaar daarna
3. Voorwaarden
De vereniging moet:
- erkend zijn door het lokaal bestuur Sint-Truiden
- het jubileumjaar kunnen aantonen via statuten of ander bewijs
4. Aanbod van de stad
Het lokaal bestuur biedt de volgende formule aan:
- gratis gebruik van de stadshallen oud stadhuis voor max. 2 uur
- voor bestuur en sympathisanten
- drie drankjes per persoon (keuze uit cava, fruitsap, water of bier)
- gebruik van tafels, glazen en bediening inbegrepen
5. Alternatief – zelforganisatie
Verenigingen mogen ervoor kiezen hun receptie zelf te organiseren. In dat geval:
- kiest de vereniging de locatie zelf of stelt de stad het stadhuis gratis ter beschikking
- voorziet de stad geen drank of personeel
- moet de vereniging zelf instaan voor opbouw, afwas en opruim
- moet de vereniging het college van burgemeester en schepenen zelf uitnodigen
- ontvangt de vereniging 200 euro budget
6. Praktische aanvraag
De aanvraag gebeurt via een mail naar info.evenementen@sint-truiden.be:
- minstens 3 maanden voor de geplande datum
- vermeld het aantal jaren jubileum, het ledenaantal en het gewenste moment
- na verificatie wordt een datum vastgelegd in samenspraak met team Evenementen
- om verspilling te vermijden, vragen we de vereniging om te werken met een systeem van inschrijvingen.
7. Overige bepalingen
- een vereniging kan slechts één keer per jubileum een beroep doen op dit aanbod
- enkel jubilea van de vereniging zelf komen in aanmerking, niet van een afdeling, ploeg, subwerking of individuele leden
- de receptie mag niet samenvallen met een betalend evenement of fuif van de vereniging
- er wordt geen receptie aangeboden aan verenigingen die schulden of openstaande rekeningen hebben bij de stad
- de stad behoudt zich het recht voor om aanvragen te weigeren of aan te passen bij misbruik of overmacht