Het stadsarchief heeft als bij wet vastgelegde taak de bewaring van archiefbestanden en documenten van de stedelijke diensten van Sint-Truiden en de vroegere deelgemeenten, die ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder het stadsbestuur van Sint-Truiden; documenten die ze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van haar activiteiten of de vervulling van haar taken.
Uit de bewaarde charters en oorkonden kan men vanaf de 11de eeuw volgen hoe langzaam een stedelijke autonomie vorm krijgt. Het is echter pas vanaf 1417 dat we van deze stedelijke administratie ook het werkelijk functioneren kunnen volgen in de maandagboeken, het keurboek, ordonnantiënboek, statutenboek van het hoge gerecht en poorterschapboeken. Vanaf 1452 zijn ook de rekeningen bewaard gebleven. Maar eens van start lopen onze archieven vrijwel ononderbroken door tot op vandaag. Als voorlopers op de registers burgerlijke stand en bevolkingsregisters, ingesteld door het Franse regime, worden de parochieregisters van de stad Sint-Truiden bewaard. Naar aanleiding van de fusies van 1977 zijn ook archieven van Aalst, Brustem, Ordingen, Fusie Brustem, Duras, Gorsem, Runkelen, Wilderen, Fusie Duras, Engelmanshoven, Gelinden, Groot-Gelmen, Gelmen, Halmaal, Kerkom, Velm en Zepperen beschikbaar op het stadsarchief.
Naast archieven van de stedelijke administratie berusten op het stadsarchief nog verschillende andere collecties:
- archief van de schepenbank (tot Franse bestuur);
- archief van het hoge gerecht (tot Franse bestuur);
- archief van de parochiale armentafels (tot Franse bestuur);
- archief van het bureel van weldadigheid;
- archief van de burgerlijke godshuizen;
- archief van het begijnhof;
- archief van het klein seminarie;
- verzameling kaarten en plannen;
- verzameling oude kranten: Gazette van Sint-Truiden, De Tram, Sint-Truidens weekblad en andere;
- documentatie collectie stadsarchief Sint-Truiden;
- collectie 'Utile Dulce';
- bibliotheek klein seminarie;
- bibliotheek 'fonds Govaerts'.
Bovendien bevindt zich in hetzelfde gebouw ook nog:
- collectie artefacten (schilderijen, beeldhouwwerken, meubilair...) door de vzw 'Vrienden van het Begijnhof' in bruikleen gegeven, in bruikleen van het bisdom Hasselt en uit de stadscollectie;
- collectie archeologisch materiaal.
Online databank
Via de databank is reeds heel wat informatie online te raadplegen.
In eerste instantie zijn de inventarissen van stedelijk archief, zowel van de stad Sint-Truiden als van de in 1977 ermee gefuseerde gemeenten, online raadpleegbaar en doorzoekbaar.
Verschillende bronnen voor stamboomonderzoek, parochieregisters en een gedeelte registers van de burgerlijke stand zijn eveneens online beschikbaar.