Zelf een evenement organiseren

Bij de organisatie van evenement komt veel meer kijken dan je op het eerste zicht denkt. Het is dus belangrijk goed na te denken wat je wil doen en of het haalbaar is. Zeker in het post-corona-tijdperk is dit niet simpel.

De informatie op deze pagina werd aangepast aan het meest recentste Ministerieel Besluit van 22 augustus 2020 en is van toepassing vanaf 1 september 2020.

Vraag 1 - Hoe weet ik wat we mogen organiseren in België ?
Alle georganiseerde activiteiten worden hervat met protocollen goedgekeurd door de Nationale Veiligheidsraad en de bevoegde ministers. De protocollen worden regelmatig geëvalueerd. Via deze link komt je op de meest actuele versie: www.info-coronavirus.be/nl/protocollen.

Vraag 2 - Mogen wij grote evenementen organiseren in Sint-Truiden ?
Gezien Sint-Truiden bijzonder werd getroffen door het coronavirus en grote bijeenkomsten een specifieke bedreiging kunnen blijven vormen voor de volksgezondheid heeft het stadsbestuur beslist om tot en met 13 maart 2021 geen grote evenementen op haar grondgebied toe te staan.

Vraag 3 - Welke activiteiten mogen georganiseerd worden in Sint-Truiden ?

  • Een maximum van 10 personen (kinderen onder 12 jaar niet meegerekend) mag bijeenkomsten (recepties, banketten,…) met privékarakter bijwonen mits naleving van de social distancing regels.
  • Een maximum van 50 personen mag de volgende activiteiten bijwonen:

1) de activiteiten in georganiseerd verband, in het bijzonder door een club of vereniging, steeds in aanwezigheid van een meerderjarige trainer, begeleider of toezichter

2) de zomerkampen en -stages met of zonder overnachting, alsook de speelpleinwerking zijn toegestaan onder voorbehoud van de toelating van de gemeentelijke overheid. De begeleiders en deelnemers ouder dan 12 jaar respecteren de regels van social distancing in de                 mate van het mogelijke, in het bijzonder het behoud van een afstand van 1,5 meter tussen elke persoon.

3) de recepties die plaatsvinden na uitvaarten, met naleving van de voorziene protocollen.

  • Een publiek van maximum 200 personen mag evenementen, voorstellingen, gezeten recepties en banketten toegankelijk voor het publiek, lessen in auditoria en wedstrijden bijwonen, voor zover deze binnen worden georganiseerd mits naleving van het toepasselijke protocol en de veiligheidsvoorschriften.
  • Een publiek van maximum 400 personen mag evenementen, voorstellingen, gezeten recepties en banketten toegankelijk voor het publiek, en wedstrijden bijwonen, voor zover deze buiten worden georganiseerd mits naleving van het toepasselijke protocol en de veiligheidsvoorschriften.

 

Vraag 4 - Wanneer moet ik toestemming aan de Stad Sint-Truiden vragen ?

Alle evenementen die voor een publiek toegankelijk zijn” moeten gemeld worden aan de stad Sint-Truiden.

Indien het evenement op het openbaar domein of de openbare weg plaatsvindt, moet het evenement onafgezien van het aantal bezoekers een voorafgaandelijke goedkeuring hebben van het stadsbestuur.

De stad Sint-Truiden gebruikt de Covid Event Matrix van de Vlaamse overheid wanneer ze een toelatingsbeslissing neemt met betrekking tot de organisatie van een evenement, voorstelling of wedstrijd, een betoging of een sportieve wedstrijd (art. 13 van het MB 30 juni 2020). De stad Sint-Truiden zal elke aanvraag beoordelen, waarbij het label binnen de Covid Event Matrix adviserend is, en vervolgens de organisatie van de activiteit al dan niet goedkeuren.

Bij wijziging van de protocollen kan het zijn dat het CERM (Covid Event Risk Model) je vraagt om de eventscan opnieuw uit te voeren. Als je een ander kleuradvies krijgt dan bij je eerdere aanvraag, moet je de stad Sint-Truiden hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen.

Vraag 5 - Hoe organiseer ik concreet een evenement in Sint-Truiden ?
Het Ministerieel Besluit van 30 juni 2020, het ministrieel besluit van 28 juli, het ministrieel besluit van 22 augustus 2020 en het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 3 juli 2020 bepalen de richtlijnen. Alles wat niet gevat wordt door deze besluiten blijft lokaal geregeld via het 'Politiereglement fuiven en evenementen'.

Gezien deze situatie is er tijdelijk één aanvraagprocedure die door iedereen die een vergunning moet hebben (zie vraag 4) moet ingevuld worden. Deze procedure is voor iedereen hetzelfde, je vult in wat op jouw evenement van toepassing is. Het aanvraagformulier kan je hier terugvinden.

De Covid Event Matrix kan je online invullen en na het invullen van deze matrix krijg je een pdf met een score. Deze pdf is een verplichte bijlage.

Na het (tijdig) indienen van je aanvraagformulier zullen de dienst Evenementen en de veiligheidsdiensten je dossier onderzoeken. Ze kunnen eventueel bijkomende vragen stellen en uiteindelijk zal de burgemeester en/of het college van burgemeester en schepenen al dan niet een vergunning afleveren.